מדריך לתכנון מסלולי הפצה למנהלי משלוחים
תכנון מסלול הפצה הוא חלק קריטי בתהליכי הלוגיסטיקה של כל עסק המספק מוצרים ללקוחות או לעסקים. בעזרת תוכנות לניהול משלוחים כמו LionWheel ניתן לייעל את תהליך התכנון, לחסוך זמן וכסף, להעניק שירות טוב יותר ללקוחות שלכם תוך כדי שקיפות. במאמר זה נעמיק באיך בונים מנהלי הפצה בצורה יעילה שלב אחר שלב, ונבין כיצד ניתן לנהל את מערך המשלוחים שלך במקצוענות.
איסוף ואימות כתובות
לפני שניגש לתכנון המסלול, חשוב לקבל את כל הכתובות היעד בצורה מדויקת ביותר. טעויות בכתובות או שימוש בפורמט לא תקין עלול לגרום לסטייה של הנקודה מהמקום האמיתי ובכך להרוס את המסלולים לחלוטין.
בדרך כלל מחלקים את הכתובות שמבלים לשני סוגים ויש לאמת את הדיוק שלהם בהתאם:
- כתובות של לקוחות קצה פרטיים - יש לוודא שכל כתובת נמסרה באופן מלא ומדויק. מומלץ להשתמש בטפסים מקוונים כדי למנוע טעויות. כמו גם להשתמש במערכת שיודעת להבין טעויות משתמש כמו שגיאות כתיב, שיבושים וכו כדי ש״נעיצת הנקודה״ תהיה כמה שיותר מדויקת
- כתובות של עסקים - בדרך כלל כאשר עובדים עם הפצות למיקומים קבועים כמו הפצה לחנויות או לעסקים, מקבלים את המידע מה ERP שעובדים איתו, ולכן חשוב לוודא שמתחזקים את הכתובות בצורה כמה שיותר מדוייקת
הזנת הכתובות למערכת
לאחר איסוף ואימות הכתובות, יש להזין את הנתונים למערכת אם זה העלאת אקסל או באינטגרציה
- העלאת נתונים - העלו את קובץ הכתובות בפורמט המתאים, המכיל את כל הפרטים הדרושים כגון שם הלקוח, כתובת מדויקת ופרטי קשר.
- אימות נתונים במערכת - ודאו שהמערכת מזהה ומסדרת את הכתובות בצורה נכונה, ללא כפילויות או שגיאות.
תכנון מסלולי הפצה אופטימליים
מערכות ניהול משלוחים משתמשת באלגוריתמים מתקדמים לתכנון מסלולים יעילים בהתבסס אילוצים שונים כמו אילוצי זמן (מתי החנות פתוחה), אילוצי משקל של המשאית, שעות עבודה של השליחים ועוד..
יש מספר צורות עבודה פופולריות בבניית המסלולים
- תכנון לפי איזורי חלוקה - בניית מסלולים לפי איזורי חלוקה שנקבעו מראש
- תכנון אוטומטי לחלוטין - מאפשר למערכת סידור הקווים לעשות אופטימזציה מלאה שתעבור בכל הנקודות במימימום זמן ומרחק תוך כדי עמידה באילוצים
- שילוב של שתי השיטות - אוטומזציה של סידור המסלולים לכל איזור חלוקה בנפרד. לפי הנסיון שלנו שיטת זאת היא המועדפת על הלקוחות בישראל כי נותנת מצד אחד אוטומציה מלאה וחוסכת המון זמן אבל מצד שני הבקר לא ״מאבד שליטה״, ועדיין הקווים יחסית ברורים ואין הפתעות גדולות בקווים.
התאמות ובקרת זמן-אמת
למרות שהמערכת מתכננת את המסלול, לא ניתן להחליף את עבודת ה Dispatcher (מפעיל) ולעיתים יש צורך בהתאמות שרק המפעיל מכיר ולא תמיד באים לידי ביטוי בנתונים שהמערכת מקבלת. לכן חשוב להקפיד על:
- אפשרות לשינויים ידני - מנהל המשלוחים יוכל לבצע שינויים במסלול בהתאם לשיקול הדעת שלנו והבנה עמוקה של צרכי הלקוחות (והנהגים!!)
- בקרה בזמן אמת - מנהל המשלוחים צריך לעקוב ולנטר אאחר התקדמות השליחים במסלול - לזהות בלת״מים וחריגות ולעשות שינויים נדרשים בזמן אמת
תקשורת עם הנהגים באפליקציית שליח
תקשורת רציפה עם הנהגים היא הכרחית להצלחת המשלוחים.
- קו משלוחים ברור - חשוב לצייד את השליחים באפליקציית שליחים משולבת POD בו המסלול ברור להם וקל להם לעקוב אחריו
- עדכונים בזמן אמת - מערכת המשלוחים צריך להיות מסונכרנת בזמן אמת עם שינויים שונים שהמפעיל עשוי להכניס תוך כדי עבודה
- עידכון מסירות - חשוב שאפליקציית השליחים תשקף בזמן אמת את המסירות (או את הכישלון שלהם) כדי שמהפעיל יוכל להגיב בזמן אמת
מעקב ושיפור מערך ההפצה
חלק לא פחות חשוב מביצוע מסלול ההפצה הוא בללמוד ולהשתפר לקראת הפעם הבאה. בתהליך הבחינה חשוב לבחון במערכת הדוחות את הבאים
- ניתוח נתונים - דוחות מפורטים על ביצועי המשלוחים, כולל זמן נסיעה, עיכובים, תקלות, זמן ארוך בנקודה, תכנון מול ביצוע תוך כדי עדכון הנתונים לקראת מסלול ההפצה הבא.
- שיפור מתמיד - השתמשו במידע שנאסף כדי לשפר את התהליכים, לזהות בעיות חוזרות ולשפר את המסלולים בעתיד.
סיכום
כשאתם בוחרים תוכנה לניהול הפצה, חשוב לוודא שהמערכת תומכת בצורה חלקה בתהליך ניהול מסלולי ההפצה מקצה לקצה.
כתבות נוספות
